Finalità e modalità del trattamento dei dati personali

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Finalità e modalità del trattamento dei dati personali2018-07-25T11:28:01+00:00

Ambito di applicazione

La presente Informativa sulla privacy descrive in dettaglio le prassi e le politiche applicabili alla raccolta, al trattamento e alla divulgazione dei dati personali degli interessati da parte della Società.

La Società è consapevole della fiducia che gli interessati ripongono in essa nel momento in cui forniscono i propri dati personali. A tale fiducia la Società riserva la massima serietà e si impegna a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati personali forniti dall’interessato.

  1. Raccolta e trattamento dei dati personali

Per dati personali si intende qualsiasi informazione che consenta, direttamente o indirettamente, l’identificazione di una persona, ad esempio nome e cognome, numero di telefono, indirizzo postale e di posta elettronica, data di nascita, password e dati di pagamento. Non sono inclusi i dati da cui l’identità sia stata rimossa (dati anonimi).

Titolare del trattamento è Virtual Training Support srl con sede legale in Via A. Cesalpino 5/b, 50134 Firenze (la ‘Società’).

Nel corso dell’attività, la Società raccoglie ed elabora dati personali in diversi modi. I dati possono essere raccolti perché forniti direttamente dall’interessato o tramite la registrazione delle modalità di interazione tra l’interessato e i servizi. La Società potrebbe inoltre ricevere informazioni da terze parti.

La Società usa i dati personali dell’interessato per scopi specifici di seguito sintetizzati:

  • fornire il servizio richiesto (“Servizio”), in esecuzione dell’incarico affidato a Virtual Training Support srl;
  • consentire alla Società di svolgere sondaggi finalizzati al miglioramento della qualità del Servizio erogato, in virtù del legittimo interesse della Società;
  • previo consenso dell’interessato, inviare comunicazioni commerciali e/o promozionali sui servizi della Società, nonché effettuare ricerche di mercato (“Marketing”);
  • previo consenso dell’interessato, comunicare i Dati ad aziende connesse o collegate alla Società, nonché a Società partner della stessa.

I dati personali degli interessati vengono impiegati anche nelle procedure di selezione del personale e per scopi di formazione professionale dei team della Società.

Per ulteriori informazioni relative alle attività di trattamento dei dati personali, vedere di seguito:

Scopo/attività Dati personali Basi giuridiche
Gestire la registrazione e l’account, tra cui l’accesso e la fornitura del ‘Servizio’.
  • Nome
  • Indirizzo
  • Indirizzo email
  • Cellulare
Fornire il servizio richiesto sulla base del contratto stipulato.
Comunicare con gli interessati in generale e in particolare in merito a:

  • il Servizio;
  • modifiche dei termini o della Informativa sulla privacy;
  • gestione del Servizio e risoluzione dei problemi.
  • Nome
  • Indirizzo
  • Indirizzo email
  • Cellulare
Legittimi interessi della Società (aggiornamento degli archivi, studio delle modalità di utilizzo del Servizio, gestione efficiente dell’attività, servizi IT, sicurezza della rete, attività di prevenzione delle frodi).
Misurare l’interesse degli interessati, migliorare il Servizio – predisporre e proporre nuovi Servizi.
  • Nome
  • Indirizzo email
Legittimi interessi della Società (identificare tipi di utenti, mantenere il Servizio aggiornato e pertinente, sviluppare l’attività e attuare la strategia di marketing).
Informare gli interessati dei servizi offerti di possibile interesse.
  • Nome
  • Indirizzo email
Autorizzazione dell’interessato alla ricezione di comunicazioni di marketing via email, o SMS
Gestire le procedure di candidatura e selezione del personale.
  • Nome
  • Indirizzo email
  • Numero di telefono
  • Indirizzo
  • CV
Necessità di adottare misure in fase di candidatura prima della sottoscrizione di un contratto di impiego.

Legittimi interessi della Società (gestire le procedure di selezione del personale)

Gestire e proteggere la Società, risolvere dispute o individuare le cause di problemi e prevenire attività potenzialmente proibite o illegali.
  • Nome
  • Indirizzo
  • Indirizzo email
  • Numero di telefono
  • Nome interessato
  • Indirizzo IP
  • Dati della sessione
Legittimi interessi della Società (per la gestione delle attività, per prevenire attività proibite o illegali).

Il trattamento dei Dati per ciascuna delle finalità di cui sopra potrà avvenire con modalità cartacee, automatizzate o elettroniche e, in particolare, a mezzo posta ordinaria o email, telefono (es. chiamate automatizzate, SMS, MMS), fax e qualsiasi altro canale informatico (es. siti web, mobile app).

Il conferimento dei dati è facoltativo. Tuttavia, il mancato conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori, comporterà l’impossibilità di erogare il Servizio.

Il mancato conferimento dei restanti dati non contrassegnati come obbligatori consentirà comunque l’erogazione del Servizio.

Marketing

Virtual Training Support srl si riserva di inviare email e/o notifiche con informazioni su offerte e servizi di possibile interesse per gli interessati.

Gli interessati riceveranno i messaggi di marketing dalla Società solo se hanno fornito il loro consenso e scelto di non revocare l’adesione alla ricezione di comunicazioni di marketing.

Ogni volta che si riceve un’email di questo tipo, è possibile scegliere di non ricevere ulteriori comunicazioni. È possibile annullare l’iscrizione alle comunicazioni di marketing in qualsiasi momento, facendo clic sul link apposito disponibile in calce a ogni comunicazione ricevuta da Virtual Training Support srl o scrivere all’indirizzo privacy@vits.it.

Virtual Training Support srl si riserva di inviare comunque comunicazioni di servizio, ad esempio messaggi amministrativi relativi all’account o alle transazioni connesse alle prenotazioni, fino alla chiusura dell’account.

  1. Condivisione dei dati personali

Virtual Training Support srl si riserva di condividere i dati personali degli interessati con terzi, tra cui altre aziende del gruppo e terze parti e, più in generale, con tutti i partner commerciali e fornitori della Società.

Per maggiori informazioni relative ai soggetti che potrebbero accedere ai propri dati personali, vedere di seguito:

  • Fornitori di servizi o terze parti che offrono servizi alla Società; che agiscono per conto di essa, in particolare, a titolo esemplificativo: per finalità di gestione delle FAD; per analisi aziendale; per elaborazione dei dati o dei pagamenti; per il servizio clienti; per marketing, pubbliche relazioni, somministrazione di sondaggi.
  • Aziende del gruppo Astragalo srl si riserva di condividere i dati personali degli interessati con le aziende del gruppo. Qualora le aziende del gruppo abbiano accesso ai dati degli interessati, esse applicheranno prassi di un livello di severità quanto meno pari a quelle descritte nella presente Informativa sulla privacy. Esse inoltre agiranno in conformità alle leggi vigenti in merito alla trasmissione di comunicazioni di marketing e offriranno agli interessati, quanto meno, la possibilità di scegliere, in ogni messaggio, se continuare a ricevere tali comunicazioni.

La Società potrebbe condividere le informazioni degli interessati anche all’interno del gruppo o con terze parti, se ritenuto necessario, a propria discrezione:

  • a scopo di conformità con citazioni in giudizio, sentenze di tribunali o altri procedimenti legali legittimi e applicabili; al fine di stabilire o esercitare i propri diritti; al fine di difendersi in caso di dispute; per altri scopi richiesti dalla legge. In tali casi, la Società si riserva il diritto di sollevare o rinunciare a qualsiasi obiezione legale o diritto.
  • in caso di obbligo legale, la Società potrà condividere i dati raccolti con le autorità competenti e altri enti istituzionali.
  • A seguito di transazioni commerciali, ad esempio cessione aziendale, fusione, acquisizione, consolidamento, vendita di beni o nella malaugurata eventualità di bancarotta.

La Società inoltre per le finalità connesse all’erogazione del servizio potrà fornire i dati a soggetti ed autorità il cui diritto di accesso ai Dati è espressamente riconosciuto dalla legge, da regolamenti o da provvedimenti emanati dalle autorità competenti.

Al di fuori dell’ambito di applicazione delle suddette clausole, l’interessato verrà informato qualora i propri dati personali siano condivisi con terze parti e potrà opporsi a tale condivisione.

La Società si riserva inoltre di condividere informazioni aggregate o anonime con terze parti.

  1. Tempi di conservazione dei dati personali

I dati personali vengono conservati esclusivamente per il periodo strettamente necessario per gli scopi descritti alla Sezione 2, “Trattamento dei dati personali” o a scopo di conformità Informativa.

Virtual Training Support srl si riserva di conservare determinate informazioni personali per periodi più lunghi anche dopo la prestazione del Servizio, se ciò fosse necessario per adempiere a obblighi di legge o assicurare la sicurezza, prevenire frodi e abusi e difendere o esercitare i propri diritti.

  1. Diritti dell’interessato

In conformità alle leggi e normative vigenti, l’interessato dispone del diritto di accedere a, di rettificare, di cancellare, di limitare il trattamento, nonché il diritto alla portabilità e di opporsi al trattamento dei propri dati personali. Ha inoltre la facoltà di decidere del trattamento dei propri dati personali e le modalità con cui esercitare tale diritto in caso di decesso.

Di seguito sono disponibili ulteriori dettagli e informazioni su come e quando è possibile esercitare i propri diritti. Le richieste degli interessati riceveranno risposta tempestivamente.

Gli interessati dispongono dei seguenti diritti rispetto ai propri dati personali:

  • Diritto di richiedere l’accesso ai propri dati personali. Questo consente di ricevere una copia dei propri dati personali archiviati dalla Società e di verificare che il trattamento sia lecito.
  • Diritto di richiedere la correzione dei propri dati se errati. L’interessato ha inoltre la facoltà di integrare eventuali dati incompleti registrati, tenendo conto degli scopi del trattamento.
  • Diritto di richiedere l’eliminazione dei propri dati personali se:
    • non sono più necessari per gli scopi per cui sono stati raccolti o trattati;
    • l’interessato revoca il consenso, ove il trattamento dei dati personali sia soggetto al consenso e non esistono ulteriori basi giuridiche;
    • l’interessato si oppone al trattamento dei propri dati personali e la Società non ha motivi legittimi sovrastanti per proseguire il trattamento;
    • i dati personali sono stati trattati in modo illecito;
    • i dati personali devono essere eliminati a scopo di conformità agli obblighi di legge.
  • Diritto di opporsi al trattamento dei propri dati personali. La Società si impegna ad agire nell’interesse degli interessati, a meno che non sussistano interessi legittimi sovrastanti per il trattamento dei dati o necessità di proseguire il trattamento al fine di stabilire, esercitare o difendere un reclamo legale.
  • Diritto di limitare il trattamento dei propri dati personali, se:
    • l’accuratezza dei dati viene contestata dall’interessato, durante il periodo in cui la Società è tenuta a verificarne l’accuratezza;
    • il trattamento è illegale e l’interessato si oppone all’eliminazione dei propri dati personali richiedendone la limitazione;
    • la Società non necessita più dei dati personali dell’interessato a scopo di trattamento, ma questi sono necessari all’interessato per reclami legali;
    • l’interessato si è opposto al trattamento, per il periodo in cui la Società è tenuta a verificare la presenza di basi legittime sovrastanti.
  • Diritto alla portabilità dei dati. L’interessato può chiedere di ricevere i dati personali che lo riguardano in un formato strutturato, leggibile con mezzi elettronici e di uso comune. È anche possibile richiedere l’invio di tali dati personali a terze parti, se possibile. Tale diritto è esercitabile solo se relativo ai dati personali forniti alla Società, se il trattamento è soggetto a consenso o necessario per l’esecuzione di un contratto tra interessato e Società e se il trattamento viene effettuato attraverso mezzi automatici.
  • L’interessato ha diritto di definire istruzioni post-mortem per stabilire le modalità di trattamento dei propri dati personali e le modalità con cui esercitare i propri diritti in caso di decesso. Se la Società viene informata del decesso dell’interessato, i relativi dati personali vengono eliminati, fatti salvi i casi in cui sia obbligatoria la conservazione a scopo di adempimento a disposizioni normative e/o di conformità a periodi di conservazione stabiliti dalla legge, nel qual caso, solo dopo la comunicazione a una terza parte designata dall’interessato alla Società.

L’interessato potrà esercitare i diritti sopra elencati scrivendo a Virtual Training Support srl, Via A. Cesalpino 5/b, 50134 Firenze oppure all’indirizzo email privacy@vits.it.

Al fine di verificare l’identità dell’interessato e accertarne il diritto di accesso ai propri dati personali (o per esercitare qualsiasi altro diritto), la Società si riserva di richiedere una copia di un documento di identità. Si tratta di una misura di sicurezza atta a garantire che i dati personali non vengano divulgati a persone che non hanno diritto di riceverli.

La Società potrebbe inoltre contattare l’interessato per richiedere ulteriori informazioni relative alla richiesta al fine di accelerare i tempi di risposta.

  1. Trasferimenti internazionali

I dati personali degli interessati potrebbero essere trasferiti in paesi appartenenti allo Spazio Economico Europeo per gli scopi descritti nella presente Informativa sulla privacy. In caso di trasferimento dei dati personali degli interessati fuori dallo Spazio Economico Europeo, la Società adotta le seguenti precauzioni atte ad assicurarne una tutela adeguata.

I trasferimenti di dati personali vengono effettuati:

  • verso paesi o aziende che secondo la Commissione Europea forniscono un livello di protezione adeguato;
  • verso paesi che non offrono protezioni adeguate ma ove il trasferimento sia contemplato nelle clausole contrattuali standard della Commissione Europea.

Attraverso l’uso dei servizi della Società, l’interessato accetta che i propri dati personali possano essere trasferiti ad aziende di terze parti così come descritto nella presente Informativa sulla privacy.

  1. Modifiche alla Informativa sulla privacy

Virtual Training Support srl si riserva di modificare la presente Informativa sulla privacy periodicamente. La data delle ultime revisioni verrà indicata nella prima pagina della presente Informativa sulla privacy. Eventuali revisioni entreranno in vigore a decorrere dalla data di pubblicazione sul sito. Si consiglia di prendere regolarmente visione della Informativa sulla privacy per essere al corrente degli aggiornamenti.